Hogyan váltsunk könyvelőt? A könyvelő váltás lépései

Hogyan váltsunk könyvelőt? A könyvelő váltás lépései

Nem kap időben tájékoztatást vállalkozása aktuális pénzügyi helyzetéről, fizetési, bevallási határidőkről?

A könyvelési díjak folyamatosan nőnek, de ez a szolgáltatás minőségén nem nyilvánul meg?

Úgy érzi, túl sok adót fizet, könyvelője nem segíti Önt az adóoptimalizálásban?

Folyamatosan fejlődik vállalkozása, de könyvelője nem tudja tartani a lépést?

Bővülne vállalkozásának tevékenységi köre, de az új tevékenységekben könyvelője már nem kompetens?

Nincs bizalmi viszony kettőjük között?

Ha fentiek közül legalább egy kérdésre igennel válaszolt, feltétlenül olvasson tovább!

Milyen időpontban ideális a váltás?

A legideálisabb időpont az év vége, amikor a régi könyvelő lezárja az aktuális évet, elkészíti a záró bevallásokat és beszámolókat, így az új könyvelő januártól már nem szorul az előző munkájára és adataira. Bár ez a legoptimálisabb megoldás, de nem az egyetlen. A közhiedelemmel ellentétben év közben is van lehetőség a könyvelő váltására, célszerű ilyenkor megvárni egy ciklus végét, a havi,  negyedéves vagy féléves zárásokat, de bizonyos esetekben már erre sincs mód, ilyenkor a váltás nem halogatható tovább. Sürgős esetben a régi könyvelő a váltást megelőző hónap végéig elkészíti az évközi zárást, az új könyvelő pedig ez alapján veszi át és folytatja a könyvelést. Fontos tudnia, hogy ebben az esetben az új könyvelő felelőssége nem terjed ki az átvett, már lekönyvelt munkára, csak a már általa könyvelt időszakra.

Szélsőséges esetben azért elkerülhetetlen a váltás, mert a könyvelő az előző időszakok könyvelését nem vagy nem hatékonyan végezte el. Ilyenkor javasoljuk, hogy az új könyvelője vizsgálja felül a kritikus időszakot, és helyesbítsen, amennyiben lehetőség vagy szükség van rá, ugyanis új könyvelője visszamenőleg újra elkészítheti az adott év könyvelését, így Önnek a korábbi esetleges hiányosságok vagy hibák miatt sem kell aggódnia. Ebben az esetben már az új könyvelő felelőssége lesz az egész év, hiszen az ő szaktudása szerint történt a könyvelés.

A könyvelő váltás lépései

Mindenképpen személyesen is találkozzon új könyvelőjével, és beszélje át vele, hogy mi a váltás oka, egyrészről, hogy tisztában legyen az Ön elvárásaival, másrészről a korábbi hibák, mulasztások ne fordulhassanak elő újra. Ha sikerült megállapodniuk, készítsék elő a megbízási szerződés tartalmát és részleteit.

Időben tájékoztassa régi könyvelőjét a váltásról, hogy legyen ideje a szükséges bevallásokat, beszámolókat elkészítenie, és az új könyvelő rendelkezésére bocsátani. Előzetesen egyeztessen régi könyvelőjével, hogy mikortól veszi át az új könyvelője a munkát, ez alapján adja meg a határidőt, amire el kell készülnie az átadással, illetve ez alapján határozza meg az általa könyvelt időszak végét.

A régi könyvelőjével kötött megbízási szerződésben nézze meg a felmondás módját (a felmondási idő általában 1-3 hónap között szokott lenni), eszerint mondja fel a régi könyvelő megbízási szerződését.

A felmondási idő lejártát követően tudja megkötni az új könyvelőjével a megbízási szerződést, melyen lefektetik az együttműködés alapjait.

A könyvelési anyaga átadásakor törekedjen arra, hogy régi és új könyvelője is jelen legyen, így az esetleges hiányosságok már a helyszínen kiderülhetnek, és Önnek sem kell kétszer adminisztrálnia az átadást.

Amennyiben új könyvelője mást nem határoz meg, az alábbi dokumentációkat adja át régi könyvelője az újnak:

  • Beszámoló, főkönyvi kivonat, főkönyvi leltárak, adófolyószámla-kivonatok
  • Szigorú számadású nyomtatványok (számla, nyugta, szállítólevél, pénztárbizonylatok)
  • Rövid, írásbeli tájékoztatás a folyamatban lévő ügyekről

Átadás során feltétlenül készítsenek átvételi jegyzőkönyvet az átvett könyvelési anyagokról.

Az átadás után ne felejtse el visszavonni régi könyvelőjének elektronikus hozzáférését!

Munkatársaink Ön mellett állnak a könyvelő váltással kapcsolatos teljes folyamatban, ha további kérdése van a váltással kapcsolatban, készséggel állunk rendelkezésére!